Den nyligen genomförda it-attacken mot Svenska kyrkan har påverkat samtliga församlingar. Men vissa har klarat sig bättre än andra – mycket tack vare förberedelser.
– Förra året, i samband med elkrisen, skapade vi rutiner. Bland annat har vi numera en fysisk papperskopia av gravboken och utskrivna gravkartor, säger Robert Thysell, kyrkoherde i Sollentuna.
Under ett möte den 23 november noterade Robert Thysell att det säkerhetsbolag som församlingen använder sig av försökte nå honom på telefonen. Han hade inte möjlighet att ta samtalet, men när mötet var avslutat berättade en kollega som säkerhetsbolaget hade fått tag på att kyrkan hade drabbats av en it-attack.
Samtidigt märkte församlingens kommunikationschef, Birgitta Sjöberg, att något hade hänt när kontakten med kyrkans externa webbplats plötsligt klipptes och flera av datasystemen som kommunikationsenheten jobbade i slutade att fungera.
– Vi förstod att det var ganska allvarligt, att det inte bara handlade om ett driftsstopp, säger Robert Thysell.
Intranät på Teams
När jag möter dem på pastorsexpedition två veckor senare är det svårt att med blotta ögat se att en it-attack har ägt rum. Personalen promenerar i lugnt tempo fram och tillbaka i korridoren, datorerna på arbetsrummen är påslagna och termosarna i kafeterian är fyllda med kaffe.
Robert Thysell och Birgitta Sjöberg konstaterar också att mycket rullar på som vanligt. Åtminstone för dem som deltar i församlingens verksamhet, men som inte är anställda.
– Vår uppgift är att fortsätta att vara kyrka oavsett omständigheterna. För det krävs ingen digitalitet, och vi var analoga innan vi blev digitala, säger Robert Thysell som noterar att gudstjänster exempelvis firas precis som vanligt.
Birgitta Sjöberg berättar att tillvaron på kontoret utan it-systemen har gått över förväntan. Ett stort skäl till det stavas Teams. I det molnbaserade kommunikations- och samarbetsverktyget har personalen hela tiden kunnat kommunicera med varandra och där finns redan nu sammanställda dokument på konserter, körer, grupper och aktiviteter i församlingen ända fram till sommaren.
– Vi har vårt intranät på Teams numera, säger hon.
Leverantörer har förståelse
Samtidigt är det uppenbart att frånvaron av it-system har ställt till det för samtliga anställda. Robert Thysell nämner att dopblanketter till exempel fylls i för hand och att det administrativa uppgifterna vid begravningar också får skötas manuellt.
– En administrativ skuld skapas. Så är det utan tvekan. Men även om det här skulle pågå i flera månader så kommer vi att klara av det.
Ett annat område som har påverkats är möjligheten att ta emot och hantera fakturor via det digitala systemet – det går inte utan måste göras manuellt. Hittills är det inte många fakturor som har förfallit till betalning, men i de fall där det har varit nödvändigt har församlingen bett om förlängda betalningstider. Och än så länge har det inte varit några problem.
Robert Thysell konstaterar att det troligtvis hade varit svårare att få till den här typen av överenskommelser om det bara var Sollentuna församling som var drabbad av it-attacken. Men nu, när det påverkar alla Svenska kyrkans församlingar, är det enklare.
– När vi kontaktar leverantörerna svarar många att de har läst om it-attacken, berättar Birgitta Sjöberg.
[ Kyrkans julinsamling drabbas av it-attacken ]
Har vant sig vid penna och papper
Den individ på pastorsexpeditionen i Sollentuna som troligtvis har drabbats mest påtagligt av nedsläckningen av kyrkans it-system är Stefan Karlsson. Han ansvarar för bokningarna i församlingen: gudstjänster, dop, vigslar, begravningar och så vidare. Inget av detta fungerar i dag.
Direkt efter it-attacken frågade Robert Thysell vad han behövde för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Svaret var: tejp.
Nu har den stora anslagstavlan på Stefan Karlssons kontor fått en ny funktion. Här fyller han i de begravningar, dop och vigslar som är bokade i församlingens kyrkor och kapell under veckan.
– Det tog mig några dagar att vänja mig vid penna och papper, men tack vare kalendern på väggen har jag en bra överblick.
Har du lärt dig något av allt det här?
– En sak har jag fått omvärdera: Man bör skriva ut det mesta på papper så att det inte bara finns på datorn.
Ett internt problem
Svenska kyrkans externa webbplats – där bland annat Sollentuna församlingen finns – har inte uppdaterats sedan it-attacken. Samtidigt är behovet av att informera om församlingens verksamhet lika stort. Birgitta Sjöberg berättar att sociala medier är en viktig kanal. Dessutom lyfter hon fram den gratistidning som delas ut till hushållen i Sollentuna varje vecka och som församlingen regelbundet annonserar i. Hon konstaterar att församlingen kan nå många av sina medlemmar den vägen.
Tidigare i veckan pratade Dagen med Per Starke, chef för gemensamma funktioner på kyrkokansliet. Han ville då inte spekulera i när Svenska kyrkans it-system kan vara helt återställda. Några timmar innan Dagen besöker pastorsexpeditionen i Sollentuna sker dock en viktig sak för de anställda: skrivarna börjar fungera igen.
Både Robert Thysell och Birgitta Sjöberg är glada över att en punkt kan strykas från listan över saker som inte fungerar.
– Det vi har drabbats av är ett stort problem. Men det är ett internt problem, säger Robert Thysell.
Uppmuntrande mejl från pingstpastor
Att församlingen har klarat av utmaningarna så pass bra handlar enligt Robert Thysell och Birgitta Sjöberg till stor del om en krismedvetenhet. Som tidigare sagts skapade församlingen nya rutiner under förra årets elkris. Och under coronapandemin fick församlingen lära sig att leva med stor flexibilitet.
I dag finns blädderblock och tuschpennor på pastorsexpeditionen om elektriciteten skulle försvinna. Så illa har det dock inte blivit efter it-attacken.
Birgitta Sjöberg tycker inte att hon upplever någon större stress i organisationen. Hon säger att utmaningarna till och med bygger en stolthet bland personalen:
– Det märktes inte minst då vi åt julbord nyligen. Det finns en känsla av att ”vi klarar det här”.
Robert Thysell uttrycker också tacksamhet över reaktionerna från utomstående.
– I morse fick jag ett mejl från föreståndaren för Pingstkyrkan här i Sollentuna som skrev att han tänker på oss. Det är uppmuntrande.
---
Fakta: Svenska kyrkan i Sollentuna
- Sollentuna församling är en församling i Sollentuna kontrakt i Stockholms stift. Församlingen omfattar hela Sollentuna kommun i Stockholms län och utgör ett eget pastorat.
- I församlingen finns fem kyrkor, tre kapell, tre begravningsplatser och ett krematorium.
- Församlingen har drygt 80 anställda.
- Antal kyrkliga handlingar 2022: Döpta (306), konfirmerade (378), vigselgudstjänster (25), kyrklig välsignelse (0), begravningsgudstjänster (294).
---
[ Svenska kyrkans it-system nere än: Kan finnas skadlig kod kvar ]
